Claves para implementar una herramienta HIS en el sector privado de salud.

Implementar un sistema de información hospitalario (HIS, del inglés Hospital Information System), es una decisión cuya finalidad es contar con una gran herramienta orientada a apoyar las actividades en los niveles operativos, tácticos y estratégicos de una clínica u hospital. 

La principal ventaja que ofrece este tipo de soluciones es la capacidad de desarrollar la Gestión Prestacional, a partir de la data estructurada que contendrán estas soluciones.

CISCO, realiza permanentemente evaluaciones de los países en relación a sus condiciones de Preparación Digital, en la correspondiente al 2020, Perú está en el noveno lugar del ranking latinoamericano. Esta posición se hace más crítica si consideramos que en nuestra región sólo el 15 % de hospitales implementaron herramientas tecnológicas como la Historia Clínica Electrónica.

En base a la experiencia, aquí algunos temas claves a considerar para una implementación exitosa.

¿Quién o quiénes deben liderar este tipo de proyectos? 

Esta es una de las decisiones más importantes que toda organización debe tomar, más aún en realidades como la peruana donde la experiencia en este tipo de gestión y la oferta de especialistas es escasa.

Esta definición, como todos los alcances de este proyecto, debe contar con el liderazgo directo de la Alta Dirección, así como el involucramiento de todo el personal de la organización.

Siendo un proyecto que interviene en la Gestión Asistencial y Administrativa en un sector que se va dinamizando pero que debe soportar muchas peculiaridades, el éxito radica en que el liderazgo del proyecto se encuentre a cargo de un equipo prestacional interdisciplinario que maneje con solvencia los procesos del sector y con la autoridad funcional necesaria para dirigirse a los futuros usuarios, estableciendo las mejores prácticas soportadas en las normativas vigentes.

¿Qué queremos lograr? ¿Estamos Listos?

Antes de seleccionar el sistema que ha de implementarse o desarrollarse, es imprescindible tener claro que tipo de herramienta podemos implementar, esta definición se deberá ajustar a las intenciones y capacidad de la organización a fin de no generar falsas expectativas.

En el proceso de innovación tecnológica en los servicios de salud, que considerando el nivel en el cual iniciamos se constituye necesariamente en un proceso de Transformación Digital, se tiene varias opciones, una podría ser la digitalización de la Historia clínica de papel, otra opción podría ser desarrollar el registro digital de datos que podrían darse en una plataforma simple o estructurada y una tercera la implementación de un HIS que contenga a la Historia Clínica Electrónica (eHC), gestione datos de manera estructurada y que además cuente con la capacidad de integrar soluciones de soporte administrativo (para Admisión, Acreditación, Agendamiento, Facturación), y en el campo asistencial (para Imágenes, Laboratorio, Anatomía Patológica, etc.).

Es importante tener en cuenta que no necesariamente se debe seguir esta progresión. 

¿Qué rol juega la gestión del cambio?

La Gestión del Cambio, por su implicancia en el proyecto, es sin lugar a duda una de las etapas más importantes a considerar en este tipo de proyectos. Esta gestión exige considerar en primer lugar a los usuarios a todo nivel. 

Por lo general, el grupo asistencial es el que presenta mayor resistencia al cambio, y de este grupo los médicos destacan como el grupo más duro, mientras que el equipo de enfermería con mayor cantidad de usuarios, suelen alinearse con mayor rapidez, al comprobar la eficiencia y comodidad que adquirían conforme tenían mayor experiencia y explotaban sus ventajas, mientras que en la segunda, fue el equipo administrativo el que presentó la mayor resistencia, lo que se explica fundamentalmente en cambio de herramienta, ya que ellos si contaban con herramientas previas personalizadas a sus necesidades particulares.

Esto nos hace pensar en los grupos etarios y además del nivel de desarrollo tecnológico del sector en el Perú: Los usuarios locales del sector salud, además de desarrollar sus funciones alejados de la tecnología, no son millenials, y si a esto le sumamos que muchos de los sistemas a pesar del esfuerzo de los proveedores, no son tan amigables ni intuitivos, llegamos a la conclusión de que debemos planificar dentro del proyecto, tanto capacitaciones como soporte permanente. La inversión dedicada a esta gestión es directamente proporcional al éxito de la implementación.

También es importante tener en cuenta la tendencia tecnológica de dejar de lado los sistemas cliente – servidor para darle paso a soluciones en la “nube”, que aporten soluciones a la falta de infraestructura de TI y el acceso remoto asociado a aplicaciones basadas en web.

¿Cuál es la herramienta que mas se ajusta?

La problemática de encontrar un sistema de información hospitalario nace de la necesidad que tienen los centros de salud de seleccionar adecuadamente una herramienta que permita una gestión oportuna y eficiente, con lo cual se puedan tomar decisiones clínicas y administrativas bien informadas.

Como en cualquier otro rubro, toda implementación implica un proceso de transformación y redefinición de los procesos de un centro de salud, incluso sin importar que la institución haya tenido experiencias previas de automatización de procesos mediante herramientas tecnológicas.

Implementar una nueva solución tecnológica en una organización de salud, implica un esfuerzo considerable por parte de toda la organización, por lo que los beneficios no se deben limitar a la tecnología; en realidad los cambios más significativos se presentan en los procesos, la información y en la cultura de la propia institución.

Una vez implementado, se espera que un HIS acompañe a toda la organización la mayor cantidad de tiempo, haciéndose parte de sus proyectos, planes y objetivos de negocio. Es por esta razón que ponemos énfasis en esta etapa, la que permitirá contar con la herramienta que mejor se adecue a los requerimientos de la empresa, tanto económicos como funcionales, estratégicos, técnicos e inherentes al proveedor y su servicio.

Ventajas y Beneficios

Los principales beneficios de cualquier sistema HIS para una organización de medicina y salud son:

  • Mejorar la calidad de la atención al paciente.
  • Aumentar la eficiencia.
  • Mejorar la recaudación.

Estos beneficios son creados por las diferentes aplicaciones o módulos e impactan en las organizaciones de diferentes maneras. 

Un HIS está compuesto por sistemas de información usados para la gestión médica, e integrado a la gestión administrativa y financiera del centro de salud, así como soportado por la tecnología de datos que servirán para la comunicación interna y externa del hospital y la toma de decisiones.

Existen diferentes ámbitos en la gestión de salud y un HIS debe considerar la integración con otros sistemas para la automatización de muchas clases de transacciones y procesos del servicio. Para esto es importante tener en cuenta tres grandes grupos de sistemas:

  • Los que apoyan a prestar los servicios de salud (front office: aplicativos enfocados al exterior de la empresa-institución).
  • Los que soportan el funcionamiento de las diferentes áreas del hospital (back office: aplicativos enfocados al interior de la institución).
  • Los que automáticamente recaban datos clínicos del paciente (sistemas clínicos y de auxiliares de diagnóstico y tratamiento).

El incremento de la eficiencia y eficacia del back-office agiliza y hace más eficientes las tareas administrativas asociadas a la atención de pacientes, permitiendo a los prestadores atender a más pacientes sin necesidad de aumentar el personal de planta.

Aunque la implementación de un sistema HIS para una organización de medicina y salud es un proyecto de cierta envergadura, se compensa la inversión con los altos costos por el almacenamiento (áreas de archivo), la logística y la custodia de la documentación física (historia Clínica de papel), así como también el costo que podría ocasionar el riesgo potencial de asistencias inapropiadas y el retraso en la emisión de la documentación para facturar. 

Pero lo más importante es que los sistemas ayuden a centralizar e integrar la información y faciliten su análisis para la toma de decisiones.

Las claves para el éxito

Aquí algunos de los aspectos más relevantes para una implementación exitosa:

Involucramiento de la Alta Dirección, es fundamental para lograr el alineamiento de toda la organización de cara a la reingeniería y la definición estandarizada de procesos.

Empoderamiento de toda la Organización, necesario en todos sus niveles, ya que todos serán usuarios y participes de esta gestión.

Dirección a cargo de un Equipo Funcional, el conocimiento de cómo opera la industria, sumado a la aplicación y validación de las normas y regulaciones, permitirán no sólo acreditar la herramienta, sino también el éxito en la gestión del cambio.

Basado en los Procesos, si desde el inicio, no se definen procesos claros, se corre el riesgo de hacer un sistema frágil y desorganizado, lo que le restaría utilidad a la herramienta. En caso se requiera la reingeniería de procesos no debe llevarse a cabo posterior a la implementación. No se debe sistematizar el caos, para luego corregirlo.

Definiciones claras, sin ellas se pueden generar falsas expectativas, o que se caiga en “modas” poco útiles e inaplicables (“fashionismo”).

Considerar Normativas y Regulaciones, muchas veces se buscan soluciones de otras industrias que no son aplicables a los servicios de salud.

Planificar la Capacitación y el Soporte, esta gestión es proporcional al éxito del proyecto, y debe dimensionarse la formación y el acompañamiento de la mejor manera para considerarlas en el presupuesto de inversión.

Finalmente, una recomendación: empecemos, no importa que el alcance sea el nivel más alto que el mercado ofrece, o que sea sólo una parte de la transformación digital que la empresa requiere, lo importante es que la industria de la salud vaya nivelándose en el uso de herramientas digitales que están al servicio de las personas y fortalecen a las demás industrias.

Autor: Dr. Alfredo Rasmussen.